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Case Study S-Log

"Outsourcing" - Uma ferramenta para o combate à crise

Os períodos de crise, tal como os períodos de abundância, fazem parte da vida de qualquer Empresa. Aqueles, mais do que estes, tendem a funcionar como catalizadores da definição estratégica, da modernização e, sobretudo da procura de maior competitividade, de forma a concentrar todos os esforços no mercado e na ultrapassagem da concorrência.

Embora a crise seja má conselheira, raras são as Empresas que aproveitam os períodos de abundância para se repensarem, reposicionar ou tomar decisões de racionalização de custos e investimento.

É então, em tempo de vacas magras que as Empresas cancelam investimentos e reduzem recursos até ao limite mínimo de funcionamento, comprometendo muitas vezes aquilo que mais deviam preservar - o serviço ao Cliente -, ou a modernização dos equipamentos de produção.

Nestas alturas, a grande, a única preocupação das Empresas, aquela em que deveriam apostar tudo, recursos, meios, sangue, suor e lágrimas deveria ser vender.

No entanto, são muitas destas mesmas Empresas que mantêm infra-estruturas de armazenagem ou de produção, em zonas nobres ou muito próximas das coroas centrais das grandes cidades, possuem frotas na maior parte dos casos envelhecidas e com um rácio de utilização abaixo de 50%, ou próximo disso e, recursos humanos despejados para os armazéns e os transportes por falta de qualificação ou capacidade para desempenhar outras funções.

O que é então mais importante? Reforçar a equipa de vendas ou manter pessoal que não acrescenta nada ao negócio? Aumentar a área de venda das lojas ou manter um armazénzinho agarrado a cada loja pago a peso de ouro sem acrescentar 1€ às vendas? Investir em publicidade ou manter os meios de movimentação e o armazém?

Instalada a crise, com o abaixamento de vendas o que temos é um custo fixo pesadíssimo em armazéns, veículos, empilhadores e pessoal que se tornam um sorvedouro não produtivo de dinheiro que podia e devia a estar a ser aplicado naquilo que é a razão de ser da Empresa - a compra, seja de matéria prima para a produção, seja de produtos que comercializa e, a venda -, isto é, a satisfação das necessidades do mercado e do Cliente. Mais, justamente quando é necessário concentrar esforços na venda, no Cliente, na compra, ainda existe a necessidade do Responsável, quantas vezes o dono, se preocupar com o que se passa no armazém, como  resolver a paragem daquele empilhador, essencial para garantir o trabalho no armazém, se as encomendas estão atrasadas, se o camião já carregou, como garantir aquela entrega a um Cliente especial se o camião avariou a meio caminho, etc.

Armazéns, máquinas, veículos e recursos humanos pouco qualificados, com baixo nível de instrução, refractários a qualquer modernização, são as variáveis dum sistema de equações denominado logística.

Esta é a área para onde as Empresas devem lançar o olhar se querem arranjar os meios financeiros de que necessitam para gerir e ultrapassar a crise e tornar um problema como parte da solução. Como? Passando esta actividade para terceiros.

Com isto gerará liquidez, tornará variáveis aqueles custos fixos que tanto pesam na conta de exploração, quer a Empresa venda muito, quer venda pouco, tenha stocks conservadores ou necessite de trabalhar com stocks mais justos. A Empresa irá ganhar capacidade de resposta às solicitações dos Clientes, poderá ser mais agressiva no mercado, eliminar as quebras de inventário e, deixa de querer saber quantos dos funcionários faltaram, logo hoje que havia aquela encomenda grande para preparar e o Cliente já ameaçou que se nos atrasamos outra vez não nos compra mais.

Um parêntesis para referir que as quebras de inventário não são totalmente erradicadas, visto que não existem níveis de serviço de 100%, tão só o custo daquelas passa para um terceiro -  o Operador Logístico.

Gerir uma Empresa e um negócio é por si só uma actividade suficientemente complexa que requer atenção permanente de forma a garantir que tem o melhor portfólio, o melhor produto, ao melhor preço e que este binómio é servido pela comunicação adequada. Estes são os "drivers" do negócio e como tal do investimento.

Excepto para as Empresas que vivem da actividade imobiliária qual a vantagem em possuir uma instalação onde estão investidos centenas de milhar ou milhões de euros, ou com um custo por metro quadrado que ultrapassará seguramente os 7 ou 8 euros, localizada dentro ou na 1ª periferia das cidades? Alienar esta localização significará, no caso de estar alugada, reduzir o custo unitário das infra-estruturas logísticas em mais de 50%, já que qualquer Operador possuirá localizações optimizadas do ponto de vista de custo que permitirão de imediato um ganho liquido mensal. Se as instalações forem próprias existirá então uma óptima oportunidade de realizar liquidez através da venda, aproveitando a especulação imobiliária existente nas coroas urbanas. Mas, tão importante como este ganho imediato, resultante da relocalização, é o ganho de optimização. O custo fixo resultante da posse das instalações tanto pesa, na conta de exploração, quando a taxa de ocupação é de 30%, como quando é de 80, 100, ou 120%. Se, no primeiro caso, o reflexo da externalização é uma redução imediata de 70% no custo, no segundo caso, é o Operador que terá que se preocupar com a solução para o aumento de actividade. Em qualquer das situações, a Empresa "paga o que consome", ou seja, passou a ter um custo variável que acompanha de forma directa as flutuações do seu negócio.

Portanto, os benefícios são de liquidez, o que significa mais dinheiro para comprar produtos ou para investir no marketing, de relação directa entre a venda e o custo da venda, com a imediata transparência entre o que é rentável e o que não é, de eliminação de "gorduras", preparando a Empresa para ser mais competitiva e equilibrada e, de investimento nas actividades que acrescentam valor ao negócio.

Isto aplica-se a qualquer Empresa, independentemente da sua dimensão. É errado pensar que isto é só para os outros. Não. A dimensão do problema pode ser diferente mas tanto é válido para a Empresa que possui um pequeno armazém de 500 m2, com uma gama constituída por 10 ou 20 produtos, como para a que tem um armazém com 15.000 m2, e 20.000 produtos diferentes.

Neste momento, já estamos a imaginar alguns dos que se predispuseram a ler estas linhas a pensar em como o seu negócio é específico e a sua logística complexa. Só nós é que conseguimos fazer bem, dirão.

A estes eu direi que, em 20 anos a trabalhar em logística, tenho visto muito poucas vezes esta afirmação resistir a alguma análise das tais especialidades! Em tempo de crise esta não deve ser uma limitação à externalização. Pelo menos sem que seja objecto de análise com um profissional de confiança.

Hoje a logística, tal como é encarada pelos Operadores Logísticos, é uma actividade altamente sofisticada, com profissionais qualificados, em que a busca das soluções mais adequadas e económicas é permanente, com níveis de produtividade altíssimos, sobretudo quando comparados com o da maioria das Empresas que fazem a sua própria logística. Isto acontece não só pelos motivos indicados acima mas, também pelas sinergias existentes entre as operações de vários Clientes, tornando pequenas operações, quando vistas isoladamente, numa operação em grande escala do qual todos beneficiam.

Também os meios de movimentação, seja empilhadores, preparadores de encomendas, porta-paletes, etc., poderão contribuir para o ganho de liquidez. Normalmente crise quer dizer redução de vendas, o que se reflecte em menos trabalho no armazém e consequentemente sub-utilização das máquinas.

O que falta alienar? Os veículos. Hoje é incompreensível porque existem ainda Empresas com frota própria, qualquer que seja a sua dimensão. Obviamente haverá excepções. Mas, o que pode justificar a existência de veículos próprios, acrescido do respectivo motorista e o seu ajudante, num mercado em que a oferta excede largamente a procura e os preços estão no limiar da pura cobertura de custos, como tal muito abaixo do que seriam num mercado mais transparente.

Será lógico manter um custo fixo em meios e pessoal numa actividade em que a rentabilidade vem do rácio de utilização dos veículos e da escala? É claro que não! Quer os veículos estejam em leasing, renting ou sejam comprados, os ganhos com a transformação do custo de transporte em variável será idêntico. Variará apenas o grau de liquidez obtido.

Dois outros aspectos que poderão ser de grande relevância em tempo de crise são os chamados serviços de valores acrescentado e a logística inversa.

Serviços de valor acrescentado são essenciais para alavancar vendas, nomeadamente a execução de kits promocionais ou a reembalagem. Estes serviços não se esgotam nestes dois tipos mas são os que nos interessa analisar. São normalmente actividades limitadas no tempo, de mão-de-obra intensiva e que obriga a recorrer muitas vezes a maquinaria sofisticada e dispendiosa. É evidente que nestas circunstâncias a utilização de meios próprios é mais uma vez onerosa visto que dificilmente é possível rentabilizar os meios necessários, ao contrário do que se passa com os Operadores que beneficiam da escala ganhando com isso taxas de utilização adequadas para a maquinaria. Em tempo de crise é ainda mais importante para muitas Empresas utilizar estes serviços como forma de dinamizar vendas, podendo desta forma fazê-lo sem risco e com o custo ajustado ao serviço utilizado.

A logística inversa é uma área com enorme potencial de poupança para as empresas sobretudo aquelas que actuam nas áreas das tecnologias e comunicações. Transferir para um Operador todas as tarefas que não necessitam de mão-de-obra altamente especializada, nomeadamente aquelas que são executáveis por pessoal indiferenciado ou pouco qualificado, tais como pequenas reparações ou trocas de equipamentos, representam mais uma oportunidade de transformação de custos fixos em variáveis. Hoje em dia, muitas Empresas multinacionais já utilizam em Portugal os serviços de Operadores Logísticos para execução destas tarefas, o que comprova a validade desta opção, em custo, rapidez do serviço e qualidade do mesmo. O que é válido para estas Empresas que, têm um enfoque permanente nos custos e no serviço a Clientes, tem necessariamente de ser verdadeiro para todas as Empresas e, é com toda certeza, ainda mais válido em tempos de crise em que é imperativo reduzir custos sem comprometer o Serviço ao Cliente.

É altura de as Empresas portuguesas darem passos importantes na sua modernização, o que significará tornarem-se mais competitivas quer no mercado interno, quer no mercado externo.

O "outsourcing" de serviços logísticos é utilizado por apenas 10 a 12% das Empresas portuguesas que actuam na área do comércio de produtos ou na indústria. Este valor, em Espanha atinge cerca de 25% e no Reino Unido, país em que a logística é líder mundial, ultrapassa os 50%.

Vejamos o caso dos nossos vizinhos. A economia espanhola tem crescido nos últimos 15 anos de forma exemplar, sobretudo para nós portugueses que continuamos a achar que a galinha do vizinho é melhor que a nossa em vez de tentarmos perceber porque é que a dele rende mais.

Há 15 anos atrás, as Empresas espanholas tinham pequena dimensão, fraco desempenho, deficiente organização e métodos, o desemprego atingia quase 30%, a crise estava instalada. Hoje têm facturação e redes de vendas de grande dimensão mesmo a nível europeu…! Será por acaso? Qual o segredo espanhol?

Investiram em vendas e marketing e, na modernização das Empresas. Paralelamente, os Operadores Logísticos cresceram e tornaram-se em parceiros essenciais ao desenvolvimento das Empresas e guarda avançada da invasão do mercado português.

O que impede as Empresas Portuguesas de seguir o mesmo caminho e aplicar as mesmas soluções?

As Empresas portuguesas não correm o risco de encontrar Operadores Logísticos com organização incipiente ou métodos arcaicos. Existem pelo menos duas dezenas destes na vanguarda do que são as melhores práticas quer em termos organizativos, quer a nível de sofisticação informática.

A qualidade de muitos dos Operadores Logísticos existentes em Portugal, é a melhor garantia de que a decisão de entregar a logística a um terceiro se reflectirá em melhor serviço ao melhor custo e, será um factor fundamental para viver melhor em tempo de crise.